relevé dématériallisé

[Juloup]

Tu parles de l'indexation de l'OS ?

Oui. Ou du NAS, ça se fait aussi.

 

[Cresus93]

clairement ! et a chaque declaration d'impot, ca me fait gagner un temps fou. car il y a toujours quelques documents qui sont soit mal rangé soit a consulter pour corriger une valeur.

quand mon agence locative remplace la hotte de mon logement et m'envoie un devis, je tape hotte et zou je retrouve instatanément la derniere hotte qu'ils ont remplacé, et je vois tout de suite les 50% d'écart. je peux tout de suite leur demander le pourquoi du +50% en 4 ans. Bim ! Ils n'osent en général pas me dire "l'inflation" et bizarrement trouve une autre fournisseur moins cher pour la meme hotte...

ah ! le croisement des informations numériques, quel pied....

dans une autre vie je serai contrôleur des impôts !!

Elle t a marqué cette hotte !

Contrôleur des impôts. ... dans une vie antérieure alors, car ça n'existe plus.

 

[Turbo-057]

je ne vois toujours pas comment tu fais. je vais faire des test à l'occasion avec les comptes rendu de gestion locative.

Si son syndic lui fournit des pdf dit natif donc généré correctement lorsque les outils de recherches (voir l'outil classique windows) indexe les fichiers il peut lire l'intérieur des fichiers (sous réserve d'y avoir accès et que ce ne soit pas protégé) et donc il peut voir le mot hotte à l'intérieur.
Si le PDF est un simple scan papier sans utilisation d'OCR donc une image cela n'est par contre pas possible. Ou alors il faut une nomenclature ad-hoc permettant quelques mots clefs (genre Facture.Hotte.Appart.12.20160224. .....pdf)

D'où aussi l'intérêt d'avoir des PDF généré à la source.
D'ailleurs certaines enseignes de magasins commencent à envoyer ce type de facture PDF directement.

 

[ZRR_pigeon]

Contrôleur des impôts. ... dans une vie antérieure alors, car ça n'existe plus.

ah bon ? c'est remplacé par quoi comme profession ? fonctionnaire frustré ?

 

[ZRR_pigeon]

Si son syndic lui fournit des pdf dit natif

il a pas le choix, c'est la loi (ALUR, extranet obligatoire).

Si le PDF est un simple scan papier sans utilisation d'OCR donc une image cela n'est par contre pas possible. Ou alors il faut une nomenclature ad-hoc permettant quelques mots clefs (genre Facture.Hotte.Appart.12.20160224. .....pdf)

oui exact, je les sauvegarde avec un nom qui veut dire quelque chose. comme cela ca gere mes scans sans OCR ainsi que les pdf originaux.

 

[Turbo-057]

il a pas le choix, c'est la loi (ALUR, extranet obligatoire).

oui exact, je les sauvegarde avec un nom qui veut dire quelque chose. comme cela ca gere mes scans sans OCR ainsi que les pdf originaux.

La loi précise la démateralisation. Pas forcément l'usage "natif" ni le type de fichier ...
Après le syndic pourrait décider le le générer de la manière suivante, j'imprime la feuille je la scan et je fournit le pdf résultat ...
Ou encore te fournir des fichiers de type image ...

Pour ma part pour certain papiers ok pour la dématérialisation mais il faudrait généraliser aussi l'usage des certificat de signatures electronique pour signer les documents et emails à minima afin que ces derniers soient authentifier.
Ici pour les impots par exemple tu peux faire en dématérialisé mais tout doit être signé electroniquement par un certificat de type Luxtrust ([lien réservé abonné]) ce certificat te permet aussi l'identification sur les services tels que la CNS (eq Secu), CNPF (eq Caf), impots, démarches administrative, connexion aux services bancaires (toutes les banques l'utilise)
Ce qui te permet en sus d'avoir un OTP systématique à la connexion renforcant la sécurité

 

[Cresus93]

ah bon ? c'est remplacé par quoi comme profession ? fonctionnaire frustré ?

Ah non tout va bien pour moi merci. Depuis la fusion DGI/DGCP il n'y a plus ni contrôleur du Trésor ni Contrôleur des Impôts, mais que des fonctionnaires des finances publiques (pfff c'est plus long à écrire.).

 

[Turbo-057]

plus long a écrire moins de productivité moins de travail

 

[moietmoi]

l'identification sur les services tels que la CNS (eq Secu), CNPF (eq Caf)

Bonjour, ah bon cela existe aussi dans ce pays libéral et sans contrainte?

Si le PDF est un simple scan papier sans utilisation d'OCR donc une image cela n'est par contre pas possible. Ou alors il faut une nomenclature ad-hoc permettant quelques mots clefs (genre Facture.Hotte.Appart.12.20160224. .....pdf)

idem, beaucoup d'essais pour avoir une nomemclature qui me plaise et soit efficace; par exemple j'avais l habitude pour l'électricité d'avoir le mot clé EDF, or depuis la libéralisation, il serait peu pratique d'avoir mes factures des fournisseurs concurrents dans le dossier edf, et peu pratique d'avoir à chercher avec 2 mots clés edf & directenerg donc j ai adopté "electr-direc" ou "elect-edf"pour chacune des factures que je scan ou que je reçois en natif;
Le plus difficile c'est de s'astreindre à nommer le fichier et le sauvegarder dans le bon dossier, lorsque l'on est pressé; style je laisse la facture sur la table de l'entrée , en haut de la pile et on verra bien;

 

[Cresus93]

Mais si ça peut vous rassurer voire vous faire plaisir mon administration a découvert l'informatique il y a tout de même quelques années, les modèles de document, le copier-coller... et aussi et surtout les suppressions de poste

 

[ZRR_pigeon]

Le plus difficile c'est de s'astreindre à nommer le fichier et le sauvegarder dans le bon dossier, lorsque l'on est pressé; style je laisse la facture sur la table de l'entrée , en haut de la pile et on verra bien;

même expérience.

Ma solution : je n'ouvre pas le courrier quand je n'ai pas le temps de le traiter. Ca a l'air simple mais ca choque mon entourage. Tant pis.

Je l'ouvre donc (typiquement) mardi soir et vendredi soir. J'ouvre tout, je range dans ma bannette "à classer" ou "à traiter". Dans la majorité des cas (factures, etc..), je traite sur le champ (archivage électronique/papier + paiement + tracage dans les fichiers de suivi pour les locatifs). Idem pour les factures électroniques, elles arrivent sur un email spécial que je consulte ces jours là, jamais en dehors.

quand la bannette "a classer" déborde, j'ouvre les classeurs et je range tout en une seule session (pour ce qui n'est pas dématérialisé).

Résultat au lieu de 10-15 minutes tous les soirs (et se dire tous les soirs "faut que je paye la facture machin demain", ce qui pollue l'esprit), j'y passe 2 x 20 minutes par semaine.

3 fois moins de temps passé.

en plus je ne me pollue plus l'esprit. et en un coup d'oeil je vois si j'ai des choses a traiter ou non.

 

[paal]

Même expérience.

Chacun sa façon de traiter les choses, voire les priorités ...

Ma solution : je n'ouvre pas le courrier quand je n'ai pas le temps de le traiter. Ca a l'air simple mais ca choque mon entourage. Tant pis.

Perso, je prends le temps de l'ouvrir, pour savoir ce qu'il contient et cela donne 3 tas :
- les choses faciles à traiter (avec ou sans urgence)
- les sujets qui demandent de la réflexion, et qui vont aller dans une classeur à onglets ; généralement la réflexion se fait à une période de temps calme
- ce qui est destiné à la poubelle en direct (et cela prend de plus en plus de place - destructeur pour les adresses et autres données sensibles)

Je l'ouvre donc (typiquement) mardi soir et vendredi soir. J'ouvre tout, je range dans ma bannette "à classer" ou "à traiter". Dans la majorité des cas (factures, etc..), je traite sur le champ (archivage électronique/papier + paiement + tracage dans les fichiers de suivi pour les locatifs). Idem pour les factures électroniques, elles arrivent sur un email spécial que je consulte ces jours là, jamais en dehors.

La bannette à classer (une fois le sujet traité), je la passe à mon épouse pour ce qui est des dossiers dont elle s'occupe ; ainsi elle devient au courant du sujet, et je range les dossiers dont je m'occupe ...

Quand la bannette "à classer" déborde, j'ouvre les classeurs et je range tout en une seule session (pour ce qui n'est pas dématérialisé).

Cela, chez moi c'est considéré anormal, la banette ne doit pas déborder

Résultat au lieu de 10-15 minutes tous les soirs (et se dire tous les soirs "faut que je paye la facture machin demain", ce qui pollue l'esprit), j'y passe 2 x 20 minutes par semaine.
3 fois moins de temps passé.

Bon, la suite à plus tard, car RDV externe ...

En plus je ne me pollue plus l'esprit. et en un coup d'oeil je vois si j'ai des choses à traiter ou non.

Oui, non seulement je sais si j'ai quelque chose, mais je sais ce que c'est !

 

[Turbo-057]

Bonjour, ah bon cela existe aussi dans ce pays libéral et sans contrainte?

Pas les USA ici
Mais clairement vu la rapidité des démarches comparativement à la France y a pas photo
Bon après il est certains que vu les salaires des fonctionnaires heureusement qu'ils bossent ... ([lien réservé abonné])


Pour ma part j'ai un système de classement avec la Date d'emission de la facture, date de règlement, nom et/ou n° nationale identifiant l'emetteur de la facture, catégorie de la facture, descriptif ...
Ensuite j'ai un programme qui se charge d'indéxer et d'encrypter, puis compresser et enfin archiver sur NAS, Cloud et coffre numérique bancaire.

Pour les token de décryptage au cas ou j'ai des exemplaires en double dans un coffre en banque avec les passphrases.

 

[ZRR_pigeon]

Pour ma part j'ai un système de classement avec la Date d'emission de la facture, date de règlement, nom et/ou n° nationale identifiant l'emetteur de la facture, catégorie de la facture, descriptif ...
Ensuite j'ai un programme qui se charge d'indéxer et d'encrypter, puis compresser et enfin archiver sur NAS, Cloud et coffre numérique bancaire.

Pour les token de décryptage au cas ou j'ai des exemplaires en double dans un coffre en banque avec les passphrases.

chez toi c'est vraiment la DARPA !

par curiosité tu as quoi comme NAS ?

 

[Buffeto]

par curiosité tu as quoi comme NAS ?

le NAS ....DAC ?

 

[gunday]

Pour ma part j'ai un système de classement avec la Date d'emission de la facture, date de règlement, nom et/ou n° nationale identifiant l'emetteur de la facture, catégorie de la facture, descriptif ...
Ensuite j'ai un programme qui se charge d'indéxer et d'encrypter, puis compresser et enfin archiver sur NAS, Cloud et coffre numérique bancaire.

Perso, j'ai fait plus simple : je range par catégorie.
J'ai pas exemple un dossier immo, avec des sous dossiers pour chaque bien, et dedans, facture, bail, Impôt, ...

Mon moteur de recherche, c'est alors ma souris!

 

[ZRR_pigeon]

et la taxe fonciere, tu la range dans "locataire" car tu dois lui reclamer la taxe d'ordures menageres ? ou dans "impot" car tu dois la deduire de tes recettes locatives ?

et ton attestation d'assurance PNO + loyers impayés qui couvre tes biens, tu la ranges dans les "impots" (charges deductible) ou dans "assurance"...ou dans un des biens, ou tu fais des copies pour chacun des biens...

C'est assez difficile de nommer les categories car y'a plein de cas qui se melangent...

 

[Buffeto]

C'est assez difficile de nommer les categories car y'a plein de cas qui se melangent...

avec l'hyper technologie que tu possèdes tu n'y arrives pas?
moi j'ai juste un crayon et une gomme et ca marche super bien ( et un rapporteur pour mesurer l'angulation entre le courant et la tension bien entendu ).....

 

[ZRR_pigeon]

avec l'hyper technologie que tu possèdes tu n'y arrives pas?

si j'y arrive mais c'est pas facile, car une banque peut servir pour deux prets locatifs differents. un organisme peut couvrir a la fis une assurance MRH que PNO....

si si je m'en sors tres bien, et sans mettre les doigts dans la prise avec mon compas !

 

[gunday]

et la taxe fonciere, tu la range dans "locataire" car tu dois lui reclamer la taxe d'ordures menageres ? ou dans "impot" car tu dois la deduire de tes recettes locatives ?

et ton attestation d'assurance PNO + loyers impayés qui couvre tes biens, tu la ranges dans les "impots" (charges deductible) ou dans "assurance"...ou dans un des biens, ou tu fais des copies pour chacun des biens...

C'est assez difficile de nommer les categories car y'a plein de cas qui se melangent...

Ca dépend des cas.
Mais typiquement, les impôts, je les mets dans impôts!
Pour les assurances, je la met dans facture pour les avis d'échéance.
Pour le contrat, je le laisse à la racine du bien avec un libellé type "*assurance*". Ca permet d'avoir une poignée de document important (attestation de propriété, assurance, suivi des payements, ...) accessible rapidement.


Ensuite, j'ai un outil de suivi des charges (rentila), que je saisi en cour d'année.
A la fin de l'année, je refait mes calculs à la main, et je compare avec l'outil. Si j'ai un écart, c'est que j'ai raté quelques chose.
Bon, en prime madame ayant une grande confiance tient un tableur Excel de son côté!

si j'y arrive mais c'est pas facile, car une banque peut servir pour deux prets locatifs differents. un organisme peut couvrir a la fis une assurance MRH que PNO....

si si je m'en sors tres bien, et sans mettre les doigts dans la prise avec mon compas !

Mais une banque avec 2 prêts différents, c'est 2 échéanciers différents, 2 récap d'intérêt différents, par contre 1 seul relevé bancaire, ce qui est un peu galère, je l'accorde.
Mais là, je met les relevés bancaires dans la partie banque et non immo! (j'ai triché pour pas avoir le problème )