Pour calculer l'impôt sur le revenu des salariés, le fisc déduit 10% de leur rémunération pour tenir compte des frais professionnels. Mais, à la place, vous pouvez choisir la déduction dite aux frais réels. C’est plus fastidieux, mais potentiellement plus avantageux.

Abattement automatique, l’option de la simplicité

L’administration fiscale, dans le jargon la DGFiP pour « Direction générale des finances publiques », ne calcule pas l'impôt sur le revenu des employés directement sur les salaires et traitements déclarés. Elle applique un abattement afin de tenir compte des dépenses contraintes nécessaires à votre activité professionnelle. Et, selon votre situation, les sommes en jeu peuvent être considérables. Entre le coût des trajets pour vous rendre au travail, le prix des repas en dehors de votre domicile ou encore l’achat d’équipements non pris en charge par votre employeur mais nécessaires à votre profession, la facture annuelle peut très vite représenter plusieurs centaines voire milliers d’euros.

Par défaut, la déduction appliquée s’élève à 10% de vos revenus professionnels, avec un minimum de 441 euros et un plafond de 12 627 euros pour chaque membre du foyer. Ainsi, concrètement, si vous renseignez 20 000 euros en case 1AJ « Traitements et salaires connus », le fisc retient 2 000 euros de frais professionnels et se basera donc sur 18 000 euros de revenus pour calculer l’impôt dû.

Comme l’abattement de 10% est la solution par défaut, vous n’avez rien à faire pour que cette déduction soit prise en compte. Celle-ci est calculée automatiquement pour chaque déclarant à partir des sommes renseignées dans la catégorie des traitements et salaires. Vous n’avez donc ni à déduire vous-même de vos revenus cet abattement de 10%, ni même à le calculer et à l’indiquer dans une case spécifique de votre déclaration.

Les frais réels, comment ça marche ?

En revanche, la déduction dite aux « frais réels », la seconde option proposée par la DGFiP pour tenir compte de vos frais professionnels, est plus complexe à mettre en œuvre et nécessite une action de votre part. Vous allez en effet devoir sortir votre calculatrice et déterminer par vous-même le montant exact de vos dépenses professionnelles : vos frais de déplacement domicile-travail, la nourriture consommée sur votre lieu de travail, les dépenses d’hébergement, de restauration ou de transport lors de vos déplacements professionnels, le coût de votre déménagement si celui-ci fait suite à une mutation professionnelle… De la somme ainsi obtenue, vous devez retrancher les remboursements et autres participations de votre employeur à ces dépenses. Par exemple, pour les frais de repas, si vous disposez de titres restaurant, vous devez soustraire la partie financée par votre entreprise.

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En pratique, pour vous faciliter un peu la tâche, l’administration a mis en place des outils d'évaluation, comme le barème kilométrique qui sert à estimer les frais liés à l’usage de votre véhicule personnel dans le cadre de votre activité professionnelle. Elle encadre également les modalités de calcul, en fixant notamment des montants forfaitaires à prendre en compte par type de dépense.

Illustration, à nouveau, avec les frais de nourriture. Pour calculer le surcoût des repas pris en dehors de votre domicile, l’administration fiscale fixe à 4,85 euros, pour 2019, la valeur d’un déjeuner chez vous. Charge à vous, ensuite, de calculer la différence entre le prix du repas effectivement payé à la cantine ou acheté dans un commerce de proximité, et ce montant forfaitaire de 4,85 euros. Encore faut-il, en effet, être en mesure de connaître et de justifier de la somme déboursée pour vos repas. A défaut de justificatifs, comme des factures, les frais supplémentaires sont estimés être égaux à la valeur du repas pris chez vous, à savoir 4,85 euros.

Des formules-type pour calculer les frais réels de certains professionnels

Certains emplois où les frais professionnels sont nombreux et fréquents bénéficient de leurs propres facilités de calcul. C’est le cas, par exemple, des représentants de commerce qui peuvent évaluer les dépenses occasionnées par la relation avec leurs clients (frais de correspondance, invitations, cadeaux…) à 2% du montant des commissions touchées, dans la limite annuelle de 765 euros. Ces simplifications, détaillées dans la brochure explicative de la déclaration de revenus, s’avèrent plutôt exceptionnelles… La norme étant de justifier toutes les dépenses portées à la connaissance des services des impôts.

Lorsque vous choisissez la déduction aux frais réels, vous devez pouvoir établir la réalité et la nécessité de ces dépenses et justifier leur montant par des attestations, quittances et autres factures. Concrètement, pour indiquer au fisc que vous passez aux frais réels, vous devez indiquer leurs montants ligne 1AK (et 1BK si vous déclarez à 2 vos revenus). Vous devez joindre sur papier ou, pour les télédéclarants, dans la rubrique dédiée à cet effet, leur détail dans une note explicative. Enfin, vous devez conserver pendant au moins 3 ans les justificatifs de ces dépenses (factures, quittances, attestations, notes de restaurant, d’hôtel, etc.).

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L’administration fiscale se montre en effet particulièrement vigilante sur les frais professionnels, surtout si elle estime que leur montant paraît disproportionné au regard de votre emploi et du niveau de votre rémunération. Ces fortes contraintes peuvent donc vous amener à maintenir l’abattement standard de 10%, surtout si vous estimez que la différence avec les frais réels est faible.

Un potentiel gain fiscal non négligeable avec les frais réels

En revanche, si vous prenez tous les jours votre voiture pour vous rendre au travail ou si vous êtes contraint d’avoir un second pied-à-terre à cause de votre emploi, il est fort probable que la déduction aux frais réels soit plus intéressante. Illustrations à l’aide des simulations réalisées par la société de gestion de patrimoine Fidroit.

Ainsi, en utilisant le barème kilométrique du fisc - qui tient compte de la dépréciation du véhicule, des frais de réparations et d’entretien, de la consommation de carburant et des primes d’assurances - un automobiliste déclarant 25 000 euros de revenus annuels imposables, et qui effectue une vingtaine de kilomètres par jour dans sa petite citadine pour se rendre et revenir de son travail, a intérêt à opter pour les frais réels. Une situation a priori fréquente dans la mesure où plus de 2 salariés sur 5 parcourent pour leurs trajets domicile-travail plus de 15 kilomètres par jour d’après une étude relayée par Statista en avril 2019.

Contribuable gagnant 25 000 euros par an habitant à 15 km en auto de son travail
Frais déductiblesImpôt dûTaux de prélèvement à la source
Forfait 10%2 500 €1 741 €4,80%
Frais réels3 176 €1 646 €4,40%
* Un aller-retour par jour de 30 km 230 jours par an avec voiture 4CV. Source Fidroit

Il en va de même pour un salarié travaillant trop loin du domicile familial pour faire les allers-retours tous les jours. Ce contribuable déclarant 40 000 euros de revenus - qui paie notamment 300 euros de loyer mensuel après déduction de l’indemnité versée par son employeur - peut économiser 675 euros d’impôts en passant aux frais réels.

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Contribuable gagnant 40 000 euros par an avec frais de double résidence
Frais déductiblesImpôt dûTaux de prélèvement à la source
Forfait 10%4 000 €4 944 €12,00%
Frais réels6 250 €4 269 €10,40%
* Loyer de 300 euros par mois restant à sa charge après participation de 200 euros de l'employeur. Taxe d'habitation de 300 euros. Un aller-retour par semaine, sur 47 semaines, revenant à 50 euros après prise en compte de la participation de 50% de l'employeur. Source Fidroit

En revanche, pour un contribuable qui n’a pas de dépenses professionnelles majeures, juste des frais de repas pour l'essentiel, il a intérêt à rester à l’abattement forfaitaire de 10%. D’ailleurs, même si ce dernier se trompe et indique ses frais réels dans sa déclaration de revenus, l’administration fiscale retiendra l’option la plus intéressante pour lui, donc l’abattement automatique.

Contribuable gagnant 20 000 euros par an avec essentiellement des frais de repas
Frais déductiblesImpôt dûTaux de prélèvement à la source
Forfait 10%2 000 €589 €2,50%
Frais réels1 316 €723 €-
* Frais de repas de 4,85 euros par jour sur 230 jours et 200 euros de fournitures professionnelles par an. Source Fidroit