Déduire ses frais réels offre à un contribuable une meilleure prise en compte de ses dépenses professionnelles pour le calcul de son impôt sur le revenu, si celles-ci sont plus importantes que l’abattement forfaitaire de 10%. Frais éligibles, conditions et déclaration 2021.

Pourquoi déduire ses frais réels ?

L’impôt sur le revenu d’une personne est calculé en déduisant notamment ses frais professionnels (frais de transport domicile-travail, frais de repas ou vêtements…) de ses traitements et salaires. Par défaut, un abattement forfaitaire de 10%, censé représenter ces frais, est appliqué. Néanmoins, une autre option est possible pour le contribuable : la déduction de ses frais réels.

Cette déduction est plus avantageuse lorsque l’ensemble des frais effectivement engagés au titre d’une année sont supérieurs à 10% du revenu annuel. Pour être éligibles, les dépenses doivent être liées ou nécessaires à l’activité professionnelle et être justifiées. Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’envoyer les pièces justificatives chaque année, il est impératif de conserver les éléments pendant au moins trois ans (voir plus bas).

Prenons l'exemple de Mme X qui déclare 22 000 euros de revenus bruts en 2020. L'abattement forfaitaire déduit 2 200 euros au titre de ses dépenses professionnelles estimées.

Toutefois, Mme X a effectué 3 allers-retours hebdomadaires pour se rendre au travail, avec sa voiture de 4 CV, pour un total de 165 kilomètres par semaine. Sur 45 semaines, elle a donc parcouru 7 425 kilomètres. En appliquant le barème kilométrique, elle peut déduire 3 330 euros. De plus, elle a dû remplacer la chaise de bureau, utilisée pour son télétravail, pour un montant de 150 euros. En tout, elle peut déclarer 3 480 euros de frais réels, soit 1 280 euros de plus qu'avec l'abattement forfaitaire de 10%.

Dans un même foyer fiscal, chaque déclarant peut opter pour l’option qu’il désire ; l’un n’étant pas lié par le choix de l’autre. En revanche, il n’est pas possible d’appliquer la déduction forfaitaire à une partie des revenus d’un contribuable, et la déduction des frais réels à l’autre partie.

Quelles sont les catégories de frais déductibles ?

Le principe étant que toute dépense ayant pour cause l’activité professionnelle d’une personne est déductible des revenus de cette dernière, il existe de nombreuses catégories de frais déductibles. Voici les principales.

Les frais de déplacement

Tout d’abord, sont ainsi considérés comme des frais de déplacement les dépenses engagées pour se rendre de son domicile à son travail. Afin d’aider les contribuables à estimer leurs frais, l’administration propose un barème kilométrique qui intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance.

Lorsqu’ils sont inhérents à l’exercice d’une profession, les frais de déplacement engagés durant les heures de travail peuvent aussi être déduits. Cela concerne également les dépenses dues aux missions (voyage, tournée, congrès professionnel), incluant donc le transport mais aussi le séjour. Bien évidemment, si le salarié effectue des achats à titre personnel durant ses voyages, ceux-ci ne seront pas éligibles puisque non liés à son activité.

Si un salarié déménage pour un nouvel emploi ou pour une mutation professionnelle, les frais causés par ce déménagement peuvent être déduits de ses revenus, y compris le transport de sa famille. Toutefois, les charges personnelles et dépenses de réinstallation (comme la nouvelle décoration) ne sont pas incluses.

Enfin, une double résidence, justifiée par les activités professionnelles éloignées des membres d’un couple, ouvre droit à la déduction. Sont ainsi concernés les loyers ou les intérêts de l’emprunt immobilier, les dépenses supplémentaires de repas et les frais de transport pour rejoindre l’autre résidence (dans la limite d’un aller-retour par semaine). Dès lors que la double résidence est maintenue pour convenance personnelle, le contribuable perd le droit de déduire ses frais.

Les frais de repas

En principe, les frais de nourriture sont une dépense personnelle et ne peuvent donc pas être admis en déduction pour l’assiette de l’impôt sur le revenu. Néanmoins, si un salarié ne peut pas rentrer chez lui pour manger car son logement est trop loin ou ses horaires l’en empêchent, alors ces frais sont considérés comme professionnels. A noter que s’il bénéficie de titres restaurant, la participation de l’employeur doit être déduite des frais déclarés.

La valeur du repas se calcule différemment selon que l’intéressé dispose ou non d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité. Si tel est le cas, le montant de ses éventuels frais supplémentaires s’obtient en soustrayant la valeur d’un repas pris à domicile (estimé à 4,90 euros pour 2020) au prix du repas payé à la cantine collective. Par exemple, s’il a réglé 9,50 euros un midi pour manger sur son lieu de travail, il peut déduire 4,60 euros.

Si le salarié n’utilise pas la cantine pour convenance personnelle, le montant déductible est plafonné au coût d’un repas pris à ladite cantine, diminué de 4,90 euros. En effet, le surplus de prix résulte du choix du contribuable, et ne peut donc être considéré comme un frais professionnel.

S’il n’a pas accès à une cantine professionnelle, mais qu’il a tous les justificatifs de ses repas, le principe est le même que pour le mode de restauration collectif : le montant déductible correspond à la différence entre le repas effectivement payé et la valeur d’un repas pris chez soi. En revanche, s’il n’a pas d’éléments détaillés, les frais supplémentaires sont alors présumés et estimés à 4,90 euros par repas.

Les frais liés au télétravail

Depuis 2020 et la crise sanitaire, le recours au télétravail s'est largement répandu et perdure aujourd'hui. Les salariés ont le droit de déduire les dépenses découlant de cette situation : augmentation des frais d'énergie (électricité, gaz), achat de fournitures de bureau, etc. Attention toutefois, le montant déclaré doit être calculé au prorata de la surface utilisée pour le travail, mais aussi du temps de travail effectivement réalisé à la maison.

Si le salarié peine à réaliser ce calcul, il peut utiliser le plafond annuel des allocations forfaitaires éventuellement versées par l'employeur pour pallier ces dépenses supplémentaires, fixé à 550 euros. S'il estime que les frais engagés dépassent ce montant, il peut les déduire mais devra fournir tous les justificatifs nécessaires.

Lire le casse-tête des frais de télétravail pour la déclaration de revenus 2021

Les frais de formation et de documentation

Les dépenses engagées par un contribuable afin d’obtenir un diplôme ou une qualification peuvent ouvrir droit à leur déduction si la certification permet d’accéder à une meilleure position ou bien à un nouvel emploi dans un autre domaine. Le salarié y a droit même si la nouvelle activité n’est pas exercée immédiatement, dès lors qu’il en a l’intention ; il devra alors justifier d’une recherche active.

Dans la même idée, les frais découlant d’un stage sont également déductibles, tout comme ceux liés à la recherche d’un emploi (transport pour se rendre à un entretien ou au stage, par exemple). Enfin, toutes les dépenses engagées par une personne pour se perfectionner dans son domaine de compétences, accroître ou entretenir ses connaissances professionnelles sont considérées comme des frais déductibles. Il s’agit par exemple des abonnements à des publications, des ouvrages professionnels, etc.

Les frais de matériel, mobilier et fournitures

Le principe est le même que pour les autres frais : s’ils se rapportent à l’exercice d’une profession, les achats de fournitures, de matériel, d’outillage, de mobilier et de communication peuvent être déduits. Si la valeur hors taxe du bien ne dépasse pas 500 euros, elle peut être intégralement déduite l’année de l’acquisition. Au-delà de 500 euros, seul le montant de la dépréciation est admis en déduction. Celui-ci correspond à une annuité d'amortissement calculée selon le mode linéaire. Il existe une exception pour le matériel informatique, dont la dépréciation peut être amortie sur 3 ans.

A titre d'exemple, pour un bureau de 1 000 euros acquis début 2020, la formule pour définir une annuité d'amortissement est la suivante : montant de l’amortissement x nombre de jours d’utilisation / 360 jours. S'il a été utilisé 200 jours pour le travail, alors son propriétaire peut déduire 555 euros.

En revanche, pour un ordinateur portable acheté 2 000 euros le 1er janvier 2020, à usage exclusivement professionnel, qui fait l’objet d’un amortissement sur trois ans, voici la formule : base amortissable x taux d’amortissement linéaire = annuité d’amortissement. L’annuité d’amortissement pour l’année 2020 s’élève à : 2000€ × 33,33% = 666,60€.

Si l’objet, comme un téléphone ou un ordinateur portable par exemple, est utilisé à la fois à titre personnel et professionnel, la déduction est alors réduite proportionnellement.

Les frais vestimentaires

A condition d’être dûment justifiés, les dépenses liées aux vêtements peuvent être déduites du revenu. Sont concernés les achats de tenues nécessaires au travail, comme un bleu, une robe pour un magistrat ou une tenue pour les maîtres d’hôtel, par exemple. Les frais de blanchiment et de nettoyage peuvent aussi être éligibles, mais uniquement pour les travaux très salissants (travail dans l'industrie).

Les locaux professionnels

Cette déduction est réservée aux salariés qui ne disposent pas d’un local mis à disposition par leur employeur, et dont l’activité nécessite justement l’utilisation d’un endroit spécifique (atelier, studio, laboratoire…). Le local utilisé doit l’être à titre professionnel, même si ce n’est qu’une pièce de ce local, la déduction étant alors calculée au prorata. Les espaces de coworking sont également éligibles à la déduction.

Les frais concernés sont notamment les charges de copropriété, les dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration, les primes d’assurances, les loyers… Si le local est situé dans la résidence principale du contribuable, il n'est pas possible de déduire entièrement les dépenses ; il faut individualiser celles qui sont liées à la partie professionnelle.

Les frais divers

L’administration admet en déduction d’autres frais considérés comme professionnels, correspondant à des situations moins courantes cependant. Ainsi, sont éligibles les intérêts d’emprunts contractés par un salarié pour acquérir des titres de la société dans laquelle il travaille, sous réserve que ces dépenses soient utiles à l'acquisition ou la conservation de ses revenus. Les cotisations syndicales et primes d’assurance de responsabilité professionnelle sont également déductibles, mais cela vaut renonciation au crédit d’impôt « cotisations syndicales », prévu par l’article 199 quater C du Code général des impôts.

Enfin, les membres de professions artistiques ont, à l’image du barème kilométrique, la possibilité d’estimer leurs frais grâce à un forfait. Il s’agit par exemple de prendre en compte l’amortissement d’instruments de musique ou de matériel hi-fi, ou bien encore l'achat de costumes et des frais de coiffure.

Comment remplir ses frais réels dans la déclaration 2021 de revenus ?

Sur le formulaire 2042 ou 2042 K, dans la partie 1 « Traitements, salaires, pensions, rentes », le montant de vos frais réels est à indiquer à la case 1AK si vous êtes « déclarant 1 » ou à la case 1BK si vous êtes « déclarant 2 ». A noter que seules les dépenses effectuées dans l’année concernée par la déclaration de revenu peuvent être déduites. De plus, les indemnités versées par l’employeur pour compenser ces frais professionnels (remboursement, indemnités forfaitaires, allocations en nature comme la mise à disposition d’une voiture) doivent être ajoutées au salaire.

Il est nécessaire de joindre une note explicative détaillant vos frais exposés dans l'année : le nombre de kilomètres séparant votre domicile de votre travail, vos déplacements professionnels, le matériel ou les vêtements que vous avez dû acheter, etc. Les pièces justificatives (factures, notes, quittances de loyer...) ne sont pas forcément à joindre à la déclaration mais doivent être conservées pendant au moins trois ans, afin de pouvoir répondre à une éventuelle demande de l'administration fiscale.

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