Lors de la conclusion du bail, un état des lieux contradictoire est rédigé et annexé au contrat. Ce document servira de preuve de l’état dans lequel était le logement lors de l’entrée du locataire dans la maison ou l’appartement loué. A son départ, un nouvel état des lieux permettra de comparer l’état dans lequel se trouve le logement à l’issue de la location. Parfois considérée comme une formalité fastidieuse, la rédaction de l’état des lieux est expédiée à la hâte, à tort : une rédaction précise évitera bien des litiges entre le propriétaire et le locataire. L’état des lieux s’effectue de préférence le jour, dans un logement totalement vide, électricité, eau et gaz branchés afin de pouvoir faire fonctionner les équipements.
Un état des lieux à l'entrée et à la sortie
En réalité, il est établi deux états des lieux et non pas un seul, comme on le croit parfois. A la signature du contrat de location, avant la remise des clefs, le locataire et le propriétaire (ou son représentant) se retrouvent dans le logement afin d’établir par écrit contradictoirement l’état des lieux d’entrée. Ce n’est pas à proprement parler un modèle type mais ce document doit préciser une dizaine de mentions (date d'établissement de l'état des lieux, localisation du logement, nom ou dénomination des parties et domicile ou siège social du bailleur, relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie si il y a lieu, clés ou tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun...). Cet état des lieux doit être établi en autant d’exemplaires qu’il y a de parties. En cas de colocation, chacun des colocataires doit recevoir son propre exemplaire. A la place du support papier, rien n’empêche d’établir l’état des lieux sur tablette si tout le monde est d'accord, mais personne ne doit oublier de le signer.
Petits conseils sur la marche à suivre lors de l'état des lieux : procédez méthodiquement pièce par pièce sans oublier de recenser l’état de tous les éléméments : placards, verrous, fenêtres, vitrage, serrures, radiateurs etc. Faites fonctionner tous les équipements (portes, volets, chauffe-eau, chasse d’eau, boîtes aux lettres...). Par ailleurs, il est judicieux de faire couler l’eau afin de s’assurer que l’évier, la baignoire ou la douche n’est pas bouchée. S’impose également une visite à la cave : est-elle débarrassée et propre ? Parfois des occupants d’un logement le quittent en « oubliant » de vider la cave.
Modification ultérieure de l'état des lieux
Après l’avoir signé, le locataire peut demander à compléter l’état des lieux d’entrée dans deux cas. Dans un délai de dix jours à compter de son établissement pour signaler les défauts non répertoriés (par exemple mauvais écoulement de l’eau de la baignoire, dysfonctionnement de la serrure d’entrée). Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l’état des équipements de chauffage (radiateurs, chaudière...) soit modifié.
Pour demander ces compléments, il est judicieux d’envoyer au propriétaire une lettre recommandée avec avis de réception, dont vous garderez une copie.
Propriétaire ou locataire, un paiement variable
A la question de savoir qui paie l’état des lieux, la loi a apporté des réponses précises mais différentes selon qu’il s’agisse de l’état des lieux d’entrée ou de l’état des lieux de sortie.
Lorsqu’il est rédigé sans intermédiaire entre le locataire et le propriétaire, l’état des lieux d’entrée n’engendre aucun frais, il n’est donc pas possible de réclamer un paiement au locataire. Si l’état des lieux d’entrée est rédigé par un professionnel (agent immobilier, administrateur de biens) représentant le propriétaire, les frais sont partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire. La part payée par le locataire ne peut pas excéder le montant réglé par le bailleur et est limitée à 3 euros TTC le m2 de surface habitable, quelle que soit la zone géographique. Pour un logement de 60 m2 par exemple, le coût maximal de l’état des lieux d’entrée réalisé par un professionnel ne peut pour la part à la charge du locataire dépasser 180 euros (60 m2 x 3).
En revanche, le coût de l’établissement de l’état des lieux de sortie est exclusivement à la charge du propriétaire. Sauf en cas de recours à un huissier de justice.
L'intervention très spéciale de l'huissier de justice
En principe, l’état des lieux est réalisé à l'amiable entre le locataire et le propriétaire ou son représentant. Lorsque ce n'est pas le cas, un huissier de justice peut alors intervenir pour l'état des lieux à l'entrée comme à la sortie.
Si vous souhaitez en qualité de locataire ou de bailleur établir un état des lieux mais que l’autre partie refuse, garde le silence ou ne vient pas au rendez-vous prévu à cet effet, la loi autorise à faire appel à ce professionnel qui se chargera de rédiger l'acte. Auparavant, il faudra en informer l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception au moins sept jours à l’avance. Cette formalité est obligatoire afin que l’état des lieux soit considéré comme établi contradictoirement.
Pour la réalisation de l’état des lieux, les honoraires (appelés émoluments) de l’huissier de justice sont tarifés par décret et partagés par moitié entre le propriétaire et le locataire. Ils s'élèvent à 174,67 euros pour une surface jusqu’à 50 m2 et incluent 132,56 euros de frais d’acte, 18,02 euros pour les lettres de convocation, 14,89 euros de taxe fiscale et 9,20 euros de frais de déplacement.
Pour une surface supérieure à 50 m2 et jusqu’à 150 m2, la facture s'élève à 196,55 euros tout compris. Au-delà de 150 m2, il faudra débourser 273,77 euros.
La contestation de l'état des lieux
Le site service-public souligne que toute contestation portant sur l'état des lieux peut être portée, par le propriétaire ou le locataire, devant une commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice. La conciliation est une démarche facultative, gratuite et si elle n'aboutit pas, ou si vous ne souhaitez pas l'engager, vous pouvez saisir le juge du tribunal d'instance dont dépend le logement. Après la réalisation de l'état des lieux de sortie et la remise des clés par le locataire au propriétaire, ce dernier à 2 mois au maximum pour restituer la caution. En cas d'échec de la conciliation, les litiges relatifs au dépôt de garantie peuvent être portés devant la justice dans un délai de 3 ans à partir du jour où ce dernier aurait dû être versé.
