Contrairement à la micro-entreprise, le régime réel impose uniquement le bénéfice net, après déduction des charges. Un avantage de taille lorsque l'entrepreneur a des frais professionnels élevés. Mais l'administration fiscale a fermement balisé les choses. Pour être déductible, une dépense doit être engagée dans l'intérêt de l'activité, être réelle, justifiée par un document et comptabilisée au titre de l'exercice concerné.
Reste aussi la question des dépenses à usage mixte, c'est-à-dire servant à la fois à des fins professionnelles et personnelles. Téléphone, véhicule, bureau à domicile... Seule la quote-part professionnelle est alors déductible.
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Les dépenses 100% professionnelles : les plus faciles à déduire... ou presque
En apparence, le principe est simple : toute dépense engagée exclusivement pour l'activité est déductible du résultat imposable. Rémunération, loyer, matériel, honoraires d'un comptable... Mais chaque catégorie de frais obéit à ses propres règles, comme le rappelle Florian Billaud, directeur de bureau associé chez Amarris, et certaines dépenses sont plafonnées ou soumises à conditions.
Les frais de déplacement en sont un bon exemple. Billets de train, nuits d'hôtel, taxis, péages : ces dépenses sont déductibles pour leur montant exact. Mais gare aux excès : l'administration peut en effet rejeter toute dépense qu'elle jugerait disproportionnée au regard des revenus de l'activité.
Les frais de repas, eux, obéissent à une autre logique. Un repas d'affaires pris avec un client est déductible sans plafond. En revanche, pour un repas pris seul lors d'un déplacement professionnel, seule la part comprise entre 5,50 euros et 21,40 euros le sera.
À noter enfin que les vêtements sont déductibles uniquement s'ils ont un caractère exclusivement professionnel : une tenue de chantier, des chaussures de sécurité, une blouse. Un costume pour un commercial, en revanche, ça ne passera pas...
Les dépenses mixtes : une déduction au prorata
La situation se complique lorsqu'une dépense sert à la fois à l'activité professionnelle et à un usage personnel. Téléphone, internet, véhicule, bureau à domicile : seule la quote-part professionnelle est déductible. Encore faut-il être capable de la justifier.
Pour la téléphonie et internet, il faut estimer un pourcentage d'utilisation professionnelle. Florian Billaud donne une règle simple : « Sur une semaine de 5 jours de travail et 2 jours de repos, vous faites un tiers, deux tiers ». En revanche, pour un ordinateur personnel utilisé aussi à usage professionnel, « mieux vaut en racheter un au nom de l'entreprise. La déduction est plus simple et plus solide en cas de contrôle. » Sur ce point, rappelons que les achats importants (généralement au-dessus de 500 euros) ne se déduisent pas en une seule fois : leur coût est réparti sur plusieurs années via un amortissement.
Si l'entrepreneur a son bureau chez lui, Florian Billaud conseille d'établir un bail commercial entre soi et son entreprise. Cela permet de facturer un loyer mensuel à la société. Ces sommes sont déductibles du résultat, mais doivent être déclarées en revenus fonciers.
Enfin, pour son véhicule personnel, l'entrepreneur a deux options : déduire les frais réels au prorata de l'usage professionnel ou appliquer le barème kilométrique. Péages et stationnements se déduisent séparément, au prorata. L'expert signale par ailleurs que les frais de recharge des véhicules électriques restent un cas particulièrement complexe à justifier, faute de méthode claire pour distinguer les kilomètres professionnels des kilomètres personnels.
Des erreurs qui peuvent coûter cher
Première erreur classique : déduire ses frais de déplacement à la fois du résultat de l'entreprise et de sa déclaration personnelle. Le trajet domicile-travail, en revanche, ne peut pas être déduit du résultat de l'entreprise. Il doit figurer dans la déclaration de revenus personnelle, comme pour un salarié. Même vigilance pour les versements effectués sur un plan d'épargne retraite. Si ces sommes ont déjà été déduites dans la comptabilité de l'entreprise, l'indépendant doit penser à supprimer cette ligne de sa déclaration personnelle. « Il peut arriver que ces sommes soient préremplies sur la déclaration de revenu du dirigeant. Or les déduire dans l'entreprise puis à titre personnel est strictement interdit ».
Enfin, gare aux frais d'abonnement gonflés d'options personnelles. Netflix, Deezer, Amazon : ces services n'ont aucun caractère professionnel et ne peuvent pas être intégrés dans la quote-part déductible. Et Florian Billaud de rappeler qu'en cas de contrôle, « il faut être capable de tout prouver. La règle fiscale de conservation des justificatifs, c'est trois ans plus un an ». Vigilance et rigueur sont donc plus que jamais de mise.
