La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a publié un guide pratique pour accompagner les entreprises au démarrage de la réforme. On fait le point sur les difficultés les plus courantes.

Facturation électronique : obligations, calendrier... Le mode d'emploi de la réforme pour les pros

Je reçois une facture par mail ou en PDF. Est-elle valable ?

Oui, rien à craindre de ce côté-là : la DGFiP l'écrit noir sur blanc, « Une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée au seul motif qu'elle n'a pas été transmise par le circuit électronique attendu » (p. 7). Ça vaut aussi pour la TVA, que vous pouvez déduire normalement. Si votre fournisseur est lui-même soumis à l'obligation d'émission électronique, vous pouvez lui demander de régulariser cette facture en version électronique, mais ce n'est « pas obligatoire » (p. 8) : pas besoin de bloquer son traitement en attendant.

Je reçois la même facture par deux canaux différents, comment la traiter ?

Pour s'assurer que leurs factures parviennent bien à leurs clients, certains fournisseurs les envoient à la fois par voie électronique et par mail. De votre côté, comparez simplement ces deux documents : numéro de facture, coordonnées, date, montant (p. 9). S'il s'agit bien des mêmes informations, désignez l'un des deux comme référence dans votre système de traitement et marquez l'autre comme copie.

J'ai une petite entreprise. Mon client refuse de payer ma facture parce qu'elle n'est pas électronique : peut-il le faire ?

Non, et vous pouvez le lui dire : la DGFiP précise qu'un client « ne doit pas refuser le traitement ou le paiement d'une facture au seul motif qu'elle n'est pas électronique » (p. 24). Si vous avez une PME, une TPE ou une micro-entreprise, votre obligation d'émission électronique n'entrera en vigueur qu'au 1er septembre 2027, pas avant.

Je reçois une facture électronique mais mon logiciel n'arrive pas à la traiter

Si votre outil coince, ça ne doit pas vous empêcher de payer votre fournisseur normalement : le guide de la DGFiP recommande de ne pas interrompre le traitement de la facture (p. 6). En attendant que ça se débloque, vous pouvez mettre en place « des modalités internes transitoires de traitement », à condition de garder une « traçabilité suffisante ». En clair ? Notez la date de réception de la facture, le problème rencontré et les démarches que vous avez engagées auprès de votre prestataire pour le résoudre.

Quels documents dois-je garder si une facture m'arrive dans de mauvaises conditions ?

Prenez de bonnes habitudes dès maintenant : la DGFiP recommande de conserver « la facture reçue, les documents commerciaux associés, les échanges avec le fournisseur, la plateforme, l'éditeur ou l'expert-comptable concerné », ainsi que « des preuves d'incident ou de rejet » (p. 10). Mail reçu en double, PDF au lieu du circuit prévu : gardez une trace à chaque fois, ça ne prend que quelques minutes et ça évite de reconstituer un dossier plus tard.

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