L'heure n'est toujours pas au « relâchement » du télétravail ! Le gouvernement rappelle fermement que le travail en distanciel reste la règle. Pour les salariés, y a-t-il place à la négociation ? Et comment les frais du télétravail doivent-ils être répartis entre l'employeur et le salarié ?

1 – Télétravail : ce que demande le gouvernement pour éviter un 3e confinement

« Télétravailler partout où c’est possible devient impératif », a exhorté le Premier ministre Jean Castex le 4 février dernier, regrettant le relâchement constaté sur le télétravail depuis la fin de l’année 2020. La préconisation gouvernementale reste donc un recours au télétravail « 5 jours sur 5 » dans le privé et pour les « administrations publiques », lorsque les missions « peuvent s'exercer à distance ». La tolérance reste de mise pour une présence d'un jour par semaine pour les salariés « en détresse ». La ministre du Travail Élisabeth Borne réaffirme régulièrement ces positions ces dernières semaines.

Le gouvernement a mis en ligne une nouvelle mise à jour du protocole national pour le travail le 16 février 2021. Y figure la mention suivante depuis la fin octobre 2020 : « Le temps de travail effectué en télétravail est porté à 100% pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance. »

2 - Employeur ou salarié : qui a la main pour décider du télétravail ?

L'employeur peut vous imposer le télétravail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie », comme le dispose le Code du travail (1). C'est d'ailleurs la préconisation du gouvernement.

En revanche, le salarié n'a pas la main pour imposer le télétravail à son employeur, comme l'explique le ministère du Travail : « Il revient à l’employeur d’évaluer si le poste de travail est compatible ou non avec le télétravail. (...) Le code du travail n’exclut aucun salarié du bénéfice du télétravail : le télétravail est donc en théorie ouvert à tous les salariés. Toutefois, toutes les activités professionnelles ne peuvent pas être exercées à distance. »

3 – Matériel : celui du domicile ou du bureau ?

Le télétravail requiert le plus souvent un ordinateur et une connexion informatique. Vous pouvez utiliser votre ordinateur personnel, si vous le souhaitez, mais l'employeur ne peut pas vous y contraindre. « Le matériel nécessaire pour le télétravail doit être fourni par l'employeur », confirme Mohamed Materi, avocat associé du cabinet Fromont Briens. Autrement dit, dans le cas de nombreuses activités tertiaires : un ordinateur portable, qui peut être le même que celui utilisé au bureau, un clavier, une souris... « Il n'y a pas d'obligation légale de fournir un siège ergonomique », précise Me Materi, mis à part en cas de prescription par la médecine du travail.

Dans les faits, comme le souligne cet avocat spécialiste du droit social, les employés du tertiaire dont l'activité peut être exercée depuis le domicile disposent déjà, le plus souvent, du matériel adéquat.

4 - Frais de télétravail : qui les paie ?

« La règle est claire : le télétravail ne doit pas représenter un coût pour le salarié, a martelé mardi 8 février Élisabeth Borne au micro de Sud Radio. Les frais générés doivent être pris en charge par l'employeur selon des modalités discutées au sein de chaque entreprise, avec les représentants des salariés. » Une déclaration faisant écho au dossier paru le même jour dans Le Parisien, qui détaille une étude de ConvictionsRH chiffrant les coûts supportés par les salariés en télétravail (13 à 174 euros par mois selon les cas), le quotidien proposant même un simulateur du coût du télétravail pour les salariés.

Élisabeth Borne : « le télétravail ne doit pas représenter un coût pour le salarié »

Que dit la réglementation à ce sujet ? « L’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit », écrit le ministère du Travail dans un document lié au déconfinement.

Une réponse simple, mais qui cache une réalité plus complexe selon Mohamed Materi : « En 2017, l'obligation de prendre en charge les frais du télétravail a été supprimée du code du travail », dans une volonté d'assouplissement de la réglementation. Cependant, comme le souligne Me Materi, « l'employeur doit toujours prendre en charge tout surcoût lié au télétravail, à l'image de tous les frais professionnels que vous engagez dans le cadre de votre activité professionnelle ». Exemples : l'usage du forfait téléphonique sans dépassement de forfait ne représente pas de surcoût ; mais un pic de la facture d'électricité directement lié au télétravail peut être considéré comme un surcoût.

L’accord national interprofessionnel sur le télétravail, signé par la plupart des syndicats (2) - sauf la CGT - le 26 novembre 2020, rappelle ce principe de base : « il appartient à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise », comme l'ajoute Me Materi.

Que change l'accord interprofessionnel sur le télétravail ?

L'accord du 26 novembre dernier ne règle toutefois pas le flou sur la prise en charge des frais, puisqu'il ne détaille pas les dépenses devant être remboursées, et renvoie au dialogue social dans l'entreprise... Chaque entreprise reste donc libre de choisir sa propre politique de compensation des frais (forfait Urssaf, remboursement sur factures, etc.), comme le déplore François Hommeril, président de la CFE-CGC, dans Le Parisien : « Lors des discussions avec le patronat, à l'automne dernier, nous souhaitions que l'employeur soit obligé de statuer sur le sujet, mais cela n'a pas été intégré. » La CGT, qui a refusé de signer cet accord, cite parmi les raisons de cette non-signature son opposition à l'idée de « faire de l'équipement personnel » des salariés « la norme », craignant notamment des « atteintes à la vie privée ».

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5 - Combien pouvez-vous réclamer à votre employeur ?

« La mesure la plus simple et la plus souple est d'utiliser le forfait de tolérance de l'Urssaf », explique Sandra Gallissot, experte de justice en gestion sociale au cabinet Jurisk RH. Dans une volonté de simplification administrative, l'Urssaf ne réclame désormais plus de justificatifs de frais pour les indemnisations liées au télétravail tant que les sommes ne dépassent pas un certain seuil : 10 euros par mois si le salarié télétravaille un jour par semaine, 20 euros pour 2 jours par semaine... et ce jusqu'à 50 euros par mois s'il télétravaille 5 jours par semaine. Tant que l'indemnisation ne dépasse pas ce forfait Urssaf, l'entreprise ne paie pas de cotisations sociales sur cette somme, et le salarié n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu sur ce même montant.

« Ce forfait pouvant aller jusqu'à 50 euros par mois est assez pratique, pour une mise en œuvre rapide : c'est la solution la plus adaptée à la crise sanitaire, pour un télétravail ponctuel lié au confinement », juge Sandra Gallissot, qui rappelle tout de même qu'il n'existe « aucune obligation » d'indemnisation.

Témoignage

« Dans mon entreprise, depuis l'année dernière, nous avons fait le choix de mettre en place une allocation forfaitaire de 2 euros par jour télétravaillé », témoigne Peggy Pinsard, responsable ressources humaines dans une PME. Un forfait qui correspond donc à cette allocation forfaitaire de l'Urssaf, sans besoin de fournir des justificatifs. Peggy Pinsard ajoute qu'en cas de besoin d'achat de matériel, à l'image d'une cartouche d'imprimante ou de communications téléphoniques à l'international, le salarié présente alors un justificatif pour un défraiement « au réel ».

Une nouvelle position de l'Urssaf qui permet à l'employeur de « verser un forfait plus élevé »

« Si l'on veut éviter de rentrer dans un débat juridique entre employeur et salarié », opter pour ce forfait mensuel est la solution « la plus simple », abonde l'avocat Mohamed Materi, avant de préciser que l’Urssaf a « très récemment » revu sa doctrine, en élargissant l'absence de formalisme si le télétravail est encadré dans la convention collective ou l'accord de groupe. Traduction ? « Cette position de l’Urssaf permet à l’employeur, dès lors que le montant de l’allocation forfaitaire a fait l’objet d’une négociation entre les partenaires sociaux, de verser un forfait plus élevé » que le forfait mensuel de 10 euros par jour télétravaillé chaque semaine, « tout en bénéficiant de l’exonération des cotisations et contributions sociales sans justifier de la réalité des frais engagés par le salarié en télétravail », détaille Mohamed Materi.

Ce qu'il faut retenir

En bref : salariés et employeurs ont désormais tous les outils pour négocier la meilleure prise en charge des frais liés au télétravail... Sans que rien ne soit obligatoire.

6 - Ces indemnités de télétravail vont-elles alourdir l'impôt sur le revenu ?

Non. Du moins pas tant que ces frais sont catégorisés et indemnisés comme tels par l'employeur. Bercy a annoncé le 2 mars dernier que les frais liés au télétravail indemnisés lors de l'année 2020 par les employeurs (à déclarer au printemps 2021) seront exonérés d'impôt sur le revenu. En théorie, les salariés n'auront pas à se creuser la tête : « Le montant du revenu imposable prérempli sur la déclaration de revenus ne devrait pas, en principe, inclure de telles allocations », explique le ministère des Comptes publics dans un communiqué, les employeurs étant chargés de séparer ces indemnités ou remboursements à part sur les bulletins de paie et dans ses déclarations administratives.

Dans le détail, en cas d'allocation forfaitaire, Bercy prévoit une exonération maximale de 2,5 euros par jour de télétravail à domicile, soit une exonération de 50 euros pour un mois comprenant 20 jours de télétravail et de 550 euros par an. Les salariés optant pour l'option « frais réels » auront le choix entre cette déduction forfaitaire ou un décompte plus précis des frais engagés, selon l'option la plus avantageuse pour eux.

Plus d'infos : Impôt sur le revenu : une nouvelle déduction spécifique pour les frais de télétravail

7 - La question du « ticket resto »

Quid des titres-restaurant ? Dans le cas du télétravail ponctuel lié au coronavirus, votre entreprise doit théoriquement continuer à vous en fournir si vous y avez le droit habituellement. En effet, le télétravailleur n’a pas nécessairement droit au « ticket resto » mais il « bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues », y compris sur les avantages sociaux tels que les titres-restaurants et chèques-vacances, comme le rappelle l’Urssaf.

Un télétravailleur dont les collègues ont accès à une cantine n’a donc pas le droit à des titres restaurant. Mais un télétravailleur dont les collègues en reçoivent habituellement doit pouvoir continuer à bénéficier de ce droit. « Les droits habituels en matière de restauration sont maintenus (titres restaurant, primes de repas, etc.). », confirme le ministère du Travail dans sa documentation dédiée à l'épidémie de Covid-19. Une suspension temporaire des titres-restaurant à la demande du salarié est envisageable, mais uniquement dans le cadre d'un accord entre les deux parties. Pour rappel, face à la crise sanitaire de la Covid-19, la durée de validité de vos titres restaurant 2020 est prolongée jusqu'au 31 août 2021, et le plafond d'utilisation quotidien est passé à 38 euros.

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(1) Article L1222-11

(2) Les organisations syndicales représentatives (CFE-CGC, CFDT, CGT, FO, CFTC) , à l'exception de la CGT, et patronales (Medef, CPME U2P).