Plateforme en panne, facture qui n'arrive pas, fournisseur pas encore équipé... Voici ce que prévoit le guide de la DGFiP en cas de dysfonctionnement.
Facturation électronique : obligations, calendrier... Le mode d'emploi de la réforme pour les pros
Ma plateforme de réception est en panne
Gardez votre calme et une preuve de la panne : message d'erreur, notification, ticket support, horodatage ou échanges avec le prestataire, la DGFiP est clair sur ce point. En attendant que ça se règle, votre fournisseur peut vous transmettre sa facture par un autre canal, par mail par exemple : ce n'est pas une nouvelle facture. Une fois la panne résolue, vérifiez que la facture électronique d'origine vous est bien parvenue ou demandez à votre fournisseur de vous la renvoyer par ce circuit (p. 17).
Puis-je refuser une facture électronique que je reçois ?
Oui, mais pas pour n'importe quelle raison. Il faut que ce refus soit motivé uniquement « pour les motifs prévus par la norme » (p. 16) : non-conformité réglementaire, facture mal adressée, etc. Un désaccord sur le prix, la quantité ou la qualité de la prestation ne compte pas : le statut « refusée » ne doit pas servir « pour un simple litige commercial ». Dans ce cas, il faudra régler le différend directement avec votre fournisseur.
Dois-je relancer un fournisseur qui n'a toujours pas de plateforme ?
Rien ne presse de votre côté. Vous pouvez lui glisser qu'une régularisation par voie électronique serait bienvenue une fois qu'il sera équipé, mais la DGFiP le dit clairement, cette demande « n'est pas obligatoire » (p. 8). En attendant, vous pouvez continuer à traiter ses factures et à les payer normalement.
Je ne vois pas mes factures fournisseurs sur ma plateforme
C'est probablement agaçant mais il n'y a rien d'alarmant : ça peut simplement prendre du temps, surtout durant cette phase de démarrage où tout le monde tâtonne encore. Vous pouvez contacter votre plateforme ou votre prestataire pour savoir où en est la transmission ou votre fournisseur pour vérifier qu'il l'a bien envoyée de son côté. Et surtout, ne bloquez rien de votre côté : l'absence de facture électronique ne vous dispense pas de régler votre fournisseur si la prestation a bien eu lieu.
Une erreur dans mon SIREN ou mon SIRET peut-elle empêcher une facture d'arriver ?
Oui. Le système de facturation électronique s'appuie sur les données d'identification et d'adressage du destinataire : SIREN, SIRET et, selon les cas, données de routage. C'est d'abord à vous de vérifier que ces informations sont correctement renseignées. Si tout est bon de votre côté, il faut demander à votre fournisseur d'en faire de même (p. 14).
Le retard vient de mon logiciel ou de mon comptable. Suis-je responsable ?
Pas forcément. La DGFiP en tiendra compte, à condition que l'incident soit réel et que vous puissiez montrer que vous avez réagi (p. 29). L'administration se montre tolérante sur cette période de démarrage, à condition de vous engager « dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité » (p. 3).
